Na podstawie art. 33 ust. 3 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2021 r., poz. 1372) oraz § 28 ust. 2 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Komańcza wprowadzonego zarządzeniem Nr 90/2019 Wójta Gminy Komańcza z dnia 19 sierpnia 2019 roku, zm. zarządzeniem Nr 19/2020 z dnia 24 lutego 2020 roku, zarządzeniem Nr 41/2020 z dnia 30 marca 2020 roku, zarządzeniem Nr 55/2020 z dnia 18 maja 2020 roku, zarządzeniem Nr 60/2020 z dnia 4 czerwca 2020 roku, zarządzeniem Nr 83/2020 z dnia 15 lipca 2020 roku, zarządzeniem Nr 122/2020 z dnia 30 września 2020 roku, zarządzeniem Nr 150/2020 z dnia 30 listopada 2020r., oraz zarządzeniem Nr 53/2021 z dnia 18 maja 2021r. w związku z art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305), zarządzam, co następuje:

§1.

W celu zapewnienia funkcjonowania w Urzędzie Gminy Komańcza adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej wprowadza się system zastępstw w przypadku nieobecności w pracy pracownika Urzędu Gminy Komańcza, zwanego dalej: „Urzędem”.

§2.

1. Zobowiązuje się Zastępcę Wójta lub Sekretarza Gminy do sporządzenia i prowadzenia, według wzoru stanowiącego załącznik do niniejszego zarządzenia, systemu zastępstw podległych pracowników oraz samych siebie, w przypadku nieobecności w pracy.
2. Wyznaczenie pracownika do zastępowania innego pracownika wymaga uwzględnienia kwalifikacji, umiejętności i doświadczenia zawodowego, wymaganych na danym stanowisku.
3. System zastępstw pracowników w przypadku ich nieobecności przechowywany jest przez Zastępcę Wójta lub Sekretarza Gminy.
4. System zastępstw podlega bieżącej aktualizacji przez osoby wymienione w ust. 1.
5. System zastępstw podawany jest do wiadomości podległym pracownikom.

§3.

1. Pracownicy zatrudnieni na samodzielnych stanowiskach pracy, dla których nie jest możliwe wyznaczenie zastępstwa są zobowiązani, w przypadku planowanej nieobecności w pracy, do poinformowania Zastępcy Wójta lub Sekretarza Gminy o stanie załatwionych spraw i miejscu przechowywania dokumentów.
2. System zastępstw, o którym mowa w ust. 1, podlega bieżącej aktualizacji.

§4.

1. W przypadku nieobecności pracownika w pracy, bezpośredni przełożony niezwłocznie podejmuje działania w celu wykonywania zadań nieobecnego pracownika w zakresie niezbędnym dla prawidłowego funkcjonowania Urzędu i załatwiania spraw obywateli zgodnie z opracowanym systemem zastępstw, o którym mowa w § 2, w tym w szczególności:

• informuje pracownika zastępującego o sprawach prowadzonych przez pracownika zastępowanego,
• proponuje sposoby ewentualnego załatwienia spraw, o których mowa w pkt 1,
• udostępnia niezbędną dokumentację oraz zapewnia dostęp do programu informatycznego, z zachowaniem wymogów wynikających z przepisów prawa powszechnie obowiązującego.

2. W przypadku niemożności podjęcia zastępstwa przez wyznaczonego w systemie zastępstw pracownika, bezpośredni przełożony organizuje inne zastępstwo lub pełni je osobiście. Powierzenia zastępstwa innej osobie niż wymieniona w systemie zastępstw, o którym mowa w § 2, wymaga zgłoszenia w formie pisemnej.
3. W przypadku długotrwałej nieobecności pracownika, trwającej powyżej 30 dni, bezpośredni przełożony organizuje zastępstwo na zasadach określonych w ust. 1 i 2, bądź w formie pisemnej rozdziela obowiązki nieobecnego pracownika na kilku innych pracowników za zgodą Wójta.
4. W przypadku długotrwałej nieobecności pracownika, trwającej powyżej 50 dni, przełożony nieobecnego pracownika, może wnioskować do Wójta o zatrudnienie pracownika na zastępstwo.

§5.

Pracownik zastępowany jest obowiązany do uzgodnienia planowanego urlopu wypoczynkowego na dany rok z pracownikiem zastępującym przed ostatecznym zatwierdzeniem wniosku urlopowego.

§6.

1. Pracownicy Urzędu są zobowiązani do informowania zastępujących ich pracowników o wszczętych sprawach oraz udostępniać niezbędną do załatwiania spraw dokumentację. Obowiązek ten nie narusza przepisu § 4 ust. 1 zarządzenia.
2. Nadzór nad obowiązkiem, o którym mowa w ust. 1 pełni bezpośredni przełożony pracownika.

§7.

Wykonanie zarządzenia powierzam Zastępcy Wójta.

§8.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.