1.    Nazwa i adres Zamawiającego:

Nazwa: GMINA KOMAŃCZA
Adres zamawiającego: 38-543 Komańcza 166
Telefon:  13 46 77 035
Adres strony internetowej: www.komancza.pl 
Adres poczty elektronicznej: urzad@komancza.pl 

Przedmiotem zamówienia jest: usługi 
 

2.    Nazwa zamówienia
„Bankowa obsługa budżetu Gminy Komańcza oraz jej jednostek organizacyjnych ”

3.    Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
3.1. Przedmiot zamówienia obejmuje wykonanie w okresie od 1 kwietnia 2024 roku do 31 marca 2026 roku kompleksowej bankowej obsługi budżetu Gminy Komańcza i jej jednostek organizacyjnych, w tym:
1.    Urząd Gminy Komańcza
2.    Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Komańczy
3.    Szkoła Podstawowa im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Komańczy
4.    Szkoła Podstawowa w Rzepedzi

W zakresie usługi wchodzi obsługa bankowa polegająca na:
a.    Otwarciu i prowadzeniu w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe (tj. Dz. U. z 2022 r. poz. 2324 z późn. zm) rachunków bieżących, rachunków lokat terminowych, rachunków środków pomocowych i innych rachunków pozabudżetowych (rachunków funduszy celowych i specjalnych) w tym rachunków związanych z rozliczeniem środków otrzymanych z funduszy Unii Europejskiej.

b.    Prowadzeniu obsługi płatności masowych dotyczących opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi i podatków lokalnych, kierowanych na rachunek rozliczeniowy Klienta poprzez tzw. rachunki wirtualne, stanowiące identyfikatory płatności.

c.    Zamawiający, w okresie obowiązywania umowy, zastrzega sobie prawo otwarcia w razie potrzeby innych rachunków bankowych, na warunkach określonych w ofercie wybranej w niniejszym przetargu, nie później niż następnego dnia roboczego od złożenia wniosku na piśmie.

d.    Wykonawca zapewni jednakowe warunki prowadzenia rachunków bankowych dla wszystkich jednostek organizacyjnych.

e.    Udostępnienie i prowadzenie usług bankowości elektronicznej dla Urzędu Gminy oraz pozostałych jednostek organizacyjnych Gminy Komańcza. Usługa ta w szczególności winna obejmować:

• instalację systemu, kompleksowe przeszkolenie w zakresie obsługi systemu, bieżącą aktualizację, doradztwo i pomoc z zakresu obsługi systemu, bieżącą obsługę techniczną systemu, bezzwłoczne usuwanie awarii systemu, zapewnienie wysokiego poziomu bezpieczeństwa systemu,
• umożliwiać na każdym zainstalowanym stanowisku wprowadzenie, aktualizowanie, przeglądanie, drukowanie i archiwizowanie zleceń płatniczych, możliwość generowania i wydruku wyciągów bankowych w formacie A4 z ustaleniem salda na następny dzień roboczy po realizacji dyspozycji przelewu, uzyskanie informacji o aktualnym stanie rachunków bankowych. Liczba jednostek korzystających z systemu oraz stanowisk może się zmienić w okresie obowiązywania umowy. Wykonawca udostępni Zamawiającemu bierny wgląd na wszystkie rachunki bankowe jednostek organizacyjnych Zamawiającego. W przypadku awarii systemu lub braku łączności z bankiem Wykonawca zapewni przyjmowanie i wydawanie zleceń płatniczych w formie papierowej.

f.    Zerowania wskazanych rachunków bankowych zgodnie z dyspozycjami jednostek budżetowych, polegające na przekazaniu w ostatnim dniu roboczym każdego roku kwot pozostałych na tych rachunkach na wskazany rachunek bankowy.

g.    Przyjmowanie wpłat gotówkowych.

h.    Dokonywanie wypłat gotówkowych.

i.    Wydawanie blankietów czekowych.

j.    Możliwość otwarcia dodatkowych rachunków bieżących i pomocniczych w trakcie obowiązywania umowy w zależności od potrzeb.

k.    Realizację zleceń płatniczych- przelewów na rachunki prowadzone w innych bankach oraz banku prowadzącym obsługę rachunku przekazywanych w formie elektronicznej oraz papierowej. Zlecenia płatnicze złożone do godziny 15-tej realizowane powinny być w tym samym dniu. Przelewy złożone po tej godzinie zostaną przekazane do realizacji najpóźniej w następnym dniu roboczym.

l.    Możliwość deponowania środków na lokatach terminowych lub produktach depozytowych.

m.    Wydawania zaświadczeń, oświadczeń i opinii na żądanie Zamawiającego.

n.    Inne usługi bankowe np. zmiana karty wzorów podpisów, wydawanie duplikatów zrealizowanych transakcji, przyjęcie i przechowywanie depozytów itp.

W trakcie realizacji zamówienia liczba rachunków, innych czynności bankowych, usług i produktów będzie zależała od określonych potrzeb Zamawiającego. Wykonawca zapewni spełnienie wymagań Zamawiającego, który żąda, aby:

1. Zamawiający zastrzega sobie lokowania środków w innych bankach;
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji oprocentowania lokat terminowych;
3. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zawarł umowy na obsługę bankową z Gminą  Komańcza i oddzielnie z każdą jednostką organizacyjną. W przypadku łączenia, przekształcenia jednostek organizacyjnych Zamawiającego lub powołanie nowych jednostek organizacyjnych Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest do realizacji przedmiotowej usługi na warunkach zadeklarowanych w ofercie.

3.2 Informacja o gminie, jednostkach organizacyjnych Gminy Komańcza i aktualnie posiadanych rachunkach:
a)    Rachunki bieżące: 4
b)    Pomocnicze: ok. 20
c)    Średnia  roczna ilość przelewów: ok. 24 000 sztuk
d)    Średniomiesięczny osad na rachunkach bieżących oraz pomocniczych – 3 200 000,00 zł
e)    Miesięczna liczba i wolumen wpłat gotówkowych na rachunku Zamawiającego - 30 wpłat, 10 000,00 zł
f)    Miesięczna liczba wpłat gotówkowych i wolumen Zamawiającego w Banku prowadzącym obsługę - 20 wpłat 50 000,00 zł
g)    Średnia liczba użytkowników w ramach systemu bankowości elektronicznej – ok. 20
h)    Miesięczna liczba przelewów realizowanych w formie elektronicznej – ok. 2 000
i)    Budżet Gminy Komańcza na 2024 r.
- planowane dochody: 31 692 144,26 zł
- planowane wydatki: 31 287 714,26 zł
j)    depozyty bankowe: 1 szt.
3.3.    Usługa bankowej obsługi budżetu Gminy Komańcza i budżetów 3 jednostek organizacyjnych Gminy Komańcza może być świadczona wyłącznie przez bank wobec którego nie jest i w ciągu ostatnich trzech lat nie był prowadzony program naprawczy oraz posiada swój oddział, filię lub punkt obsługi klienta znajdujący się w odległości do 10 km od siedziby Zamawiającego, w którym możliwe będzie dokonywanie wpłat gotówkowych w dni robocze w godzinach od 900  do  1500.

Oznaczenie wg Wspólnego Słownika Zamówień:  Kod CPV 66110000-4. 
Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
 

4.    Opis kryteriów oceny ofert, ich znaczenie i sposób oceny

1.    Kryteria wyboru ofert:
a.    cena obsługi bankowej (C) = 60%, 
b.    oprocentowanie rachunków : bieżącego, pomocniczych i wyodrębnionych (Or) = 40%,
2.    Łączna ilość punktów  w ramach kryterium cena zostanie wyliczona wg wzoru:
 

Gdzie :
C - ilość punktów oferty badanej w kryterium cena ,
Or - oprocentowanie rachunków,

3.    Dla potrzeb oceny ofert przyjęto, że cenę oferty kształtować będą następujące elementy (oprocentowania) :
a.    oprocentowanie rachunków: bieżącego, pomocniczych i wyodrębnionych {uwzględnić stawkę WIBID - 1M obowiązującą w dniu 31.10.2023 r. powiększony o oferowany współczynnik);

5.    Termin wykonania zamówienia:

- od 1 kwietnia 2024 roku do 31 marca 2026 roku

6.    Miejsce oraz termin składania ofert:

Oferty należy składać do dnia 04.12.2023 r. do godz. 11:00 w siedzibie Zamawiającego.

Adres zamawiającego: Urząd Gminy Komańcza, 38-543 Komańcza 166, sekretariat pok. nr 101

7.    Miejsce i termin otwarcia/prezentacji ofert
Otwarcie nastąpi dnia 02.12.2023o godz12:00 w siedzibie Zamawiającego. 
Urząd Gminy Komańcza, 38-543 Komańcza 166, sala konferencyjna
 Otwarcie/zaprezentowanie ofert jest jawne

8.    Informacja na temat zakresu wykluczenia:

W celu uniknięcia konfliktu interesów, zamówienie nie może być udzielone podmiotom powiązanym osobowo lub kapitałowo z zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
    uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
    posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,
    pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
    pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

9.    Dopuszczalne formy składania ofert:

    Zamknięta koperta oznaczona „Oferta na bankową obsługę budżetu Gminy Komańcza oraz jej jednostek organizacyjnych”.
    e-mail na adres poczty elektronicznej Zamawiającego - urzad@komancza.pl z dopiskiem w temacie wiadomości „Oferta na bankową obsługę budżetu Gminy Komańcza oraz jej jednostek organizacyjnych”.
Do oferty należy załączyć:
1.    Formularz ofertowy.
2.    Zezwolenie Komisji Nadzoru Finansowego na rozpoczęcie działalności bankowej, o której mowa w art. 36 ustawy Prawo bankowe lub dokumenty równoważne potwierdzające prawo prowadzenia na terenie Polski działalności bankowej.

10.    Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z Wykonawcami:

Osobami ze strony Zamawiającego upoważnionymi do kontaktowania się z Wykonawcami są:

• Katarzyna Rzepka Skarbnik Gminy w godzinach pracy urzędu, tel. (13) 4677035,
• Monika Guśtak  Inspektor ds. płac, oświaty i transportu wewnętrznego w godzinach pracy urzędu, tel. (13) 4677035 wew. 34

11.  Klauzule dotyczące możliwości odwołania lub unieważnienia postępowania:

1. Ogłoszenie o postępowaniu i warunki udziału w postępowaniu mogą być zmienione, a postepowanie może być odwołane prze Zamawiającego w każdym czasie, bez podania przyczyny.
2. Zamawiający może unieważnić  postepowanie między innymi, gdy:
a)    nie wpłynie żadna oferta lub żadna z ofert nie spełni warunków postępowania;
b)    cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, jaką Zamawiający może przeznaczyć na finansowanie zamówienia;
c)    wystąpi istotna zmiana okoliczności, niezależna od Zamawiającego, powodująca, że dalsze prowadzenia postępowania lub wykonanie zamówienia nie jest zasadne;
d)    zapytanie obarczone będzie wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.