Dla zamówienia o wartości nieprzekraczającej równowartości 130 000 zł.

W związku z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia o wartości nieprzekraczającej równowartości 130 000 zł, zwracam się z prośbą o przedstawienie oferty wykonania zamówienia obejmującego przedmiot zamówienia: dostawy.

Opis przedmiotu zamówienia:  Wykonanie, dostawa i montaż mebli dla Gminy Komańcza

Przedmiotem zamówienia jest wykonanie, dostawa i montaż wyposażenia meblowego dla Gminy Komańcza wg zestawienia (załącznik nr 2 i 3 do zapytania ofertowego) z podziałem na Etap 1 i Etap 2.

1. Zamawiający wymaga, aby dostarczone meble i urządzenia były fabrycznie nowe, pełnowartościowe, wolne od wad, wykonane z normami branżowymi, Polskimi Normami i zasadami wiedzy technicznej. Meble muszą spełniać wymagania pod względem BHP zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa oraz posiadać certyfikaty zgodności z normami dotyczącymi jakości mebli oraz niezbędne certyfikaty bezpieczeństwa.
2. Wykonawca dostarczy przedmiot zamówienia własnym transportem, na własny koszt i ryzyko do miejsca wskazanego przez Zamawiającego – tj. budynek stacji kolejowej PKP w miejscowości Komańcza na dz. nr ewid. 503/9.
3. Wykonawca wypakuje dostarczone meble z opakowań, złoży i dokona demonstracji funkcjonowania, przeszkoli wyznaczonych pracowników Zamawiającego w zakresie obsługi.
4. Dostarczone meble muszą być zmontowane i gotowe do użytkowania.
5. Po zakończonym montażu Wykonawca uporządkuje pomieszczenia w których będą montowane meble.
6. O terminie dostawy i montażu Wykonawca powiadomi Zamawiającego telefonicznie lub drogą email co najmniej z 3 - dniowym wyprzedzeniem.
7. Na dostarczone meble wykonawca udzieli 60 - miesięcznej gwarancji licząc od daty podpisania protokołu odbioru dla poszczególnych Etapów.
8. Opisane w niniejszym zapytaniu ofertowym oraz jego załącznikach parametry przedmiotu zamówienia stanowią minimum techniczne i jakościowe wymagane przez Zamawiającego. Wykonawca może zaproponować meble o parametrach równoważnych lub wyższych lecz nie gorszych od wskazanych przez Zamawiającego.
9. Zamawiający zaleca Wykonawcy wizje lokalną pomieszczeń objętych przedmiotem zamówienia w celu szczegółowego zapoznania się ze specyfiką i charakterem pomieszczeń oraz w celu wykonania dokładnych pomiarów mebli.
10. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Oferta powinna być złożona na oba Etapy.
11. Zamieszczone w Zestawieniach Mebli rysunki, oraz  zdjęcia  mają wyłącznie charakter poglądowy, wiążący do złożenia oferty jest opis przedmiotu zamówienia.

Miejsce oraz termin składania ofert:
Oferty należy składać do dnia 18 marca 2025 roku do godz. 12:00 w siedzibie Zamawiającego:
Gmina Komańcza 38-543 Komańcza 166 (Sekretariat) osobiście lub za pomocą operatora pocztowego.

Osobami ze strony zamawiającego upoważnionymi do kontaktowania się z wykonawcami są:
Tomasz Zieliński  tel: 13 46 77 035 wew. 44 email: tzielinski@komancza.pl
w godz. pomiędzy 7:00 – 15:00 (poniedziałek, wtorek, środa) 7:00-16:00 (czwartek), 7:00-14:00 (piątek).

Termin wykonania zamówienia:
Etap 1 – do 5 tygodni od podpisania umowy
Etap 2 – do 8 tygodni od podpisania umowy

Sposób przygotowania i zaadresowania oferty:
ofertę należy złożyć na załączonym wzorze – Formularz oferty, (Załącznik Nr 1) łącznie na Etap 1 i Etap 2, dołączając wypełnione Zestawienie mebli (Załącznik Nr 2 i Załącznik nr 3).
Oferta powinna być opieczętowania i podpisana przez osobę upoważnioną.
Ofertę należy złożyć w nieprzejrzystej, zamkniętej kopercie / opakowaniu w sposób gwarantujący zachowanie poufności jej treści oraz zabezpieczającej jej nienaruszalność do terminu otwarcia ofert.
Koperta / opakowanie zawierające ofertę winno być zaadresowane do zamawiającego i opatrzone nazwą, dokładnym adresem wykonawcy oraz oznaczone w sposób następujący:
Oferta na – „Wykonanie, dostawa i montaż mebli dla Gminy Komańcza” opatrzona ostrzeżeniem: nie otwierać przed dniem 18 marca 2025 roku godz. 12:00
Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z nienależytego oznakowania koperty / opakowania lub braku którejkolwiek z wymaganych informacji.
Oferta złożona po terminie zostanie odesłana Wykonawcy bez jej otwierania.
Nie dopuszcza się składania ofert w wersji elektronicznej.

Wymagany termin ważności oferty: Wykonawca pozostaję związany ofertą przez okres 30 dni od upływu terminu składania ofert.

Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o następujące kryteria:

Sposób przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny ofert:

Kryterium Cena - waga kryterium: 100% (maksymalna liczba punktów 100) punkty będą liczone według wzoru:

C(1,2,3...)=Cn/Cb x 100

gdzie:
C(1,2,3...) – liczba przyznanych punktów badanej oferty
Cn- cena brutto najniższej oferty w PLN
Cb- cena brutto badanej oferty w PLN

Oferta powinna zawierać cenę ryczałtową brutto za realizację całości zadania. Cena ryczałtowa jest ceną ostateczną obejmującą wszystkie koszty i składniki związane z realizacją zamówienia, zgodnie z zapytaniem ofertowym.

Szczegółowe warunki wymagane od wykonawców (jeżeli dotyczy):

Termin i miejsce otwarcia ofert:
Jawne otwarcie ofert nastąpi w dniu 18 marca 2025 roku o godz. 12:15 w budynku Urzędu Gminy Komańcza, 38-543 Komańcza 166, w pokoju nr 105.

Dodatkowe informacje:

• W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert i wezwać Wykonawcę do złożenia stosownych wyjaśnień z jednoczesnym wyznaczeniem odpowiedniego terminu. Wyjaśnienia treści oferty nie mogą prowadzić do jej zmiany.
• Pracownik prowadzący postępowanie uprawniony jest do poprawy w ofercie:

1. oczywistych omyłek pisarskich;
2. oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek;
3. inne omyłki polegające na niezgodności oferty z zapytaniem ofertowym, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty

O dokonanej poprawie pracownik niezwłocznie informuje przełożonego i Wykonawcę.

• Oferta podlega odrzuceniu przez Zamawiającego, jeżeli:

1. zawiera braki uniemożliwiające dokonanie oceny jej treści, w szczególności ceny, w tym błędne określenie stawki podatku od towarów i usług VAT, lub innych warunków określonych w zapytaniu ofertowym stanowiących kryterium oceny ofert;  
2. jej treść nie odpowiada warunkom zamówienia, w szczególności ze względu na jej niezgodność z opisem przedmiotu zamówienia;
3. jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;
4. Wykonawca w terminie wskazanym w wezwaniu, o którym mowa w ust. 1 nie złożył stosownych wyjaśnień;
5. wpłynęła po terminie składania ofert.   

• Na zapytania Wykonawców w zakresie zapytania ofertowego Zamawiający udziela wyjaśnień, chyba że zapytanie wpłynie do wydziału zamawiającego w ostatnim dniu przewidzianym na składanie ofert.
• Dopuszcza się możliwość prowadzenia negocjacji ofert z trzema Wykonawcami, którzy złożyli najkorzystniejsze oferty w ramach zastosowanych kryteriów oceny ofert, a w przypadku mniejszej liczby otrzymanych ofert do negocjacji kwalifikuje się wszystkich Wykonawców, których oferty spełniają wymagania zawarte w zapytaniu ofertowym.
• Zamawiający unieważnia postepowanie, jeżeli:

1. nie wpłynie żadna oferta lub żadna z ofert nie spełni warunków postępowania;
2. cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, jaką wydział zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia;
3. wystąpi zmiana okoliczności powodująca, że realizacja zamówienia jest niecelowa;
4. zapytanie obarczone będzie wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.

Załączniki składające się na integralną część zapytania ofertowego:

1. Formularz ofertowy – załącznik nr 1 do zapytania
2. Zestawienie mebli Etap 1 – załącznik nr 2 do zapytania
3. Zestawienie mebli Etap 2 – załącznik nr 3 do zapytania
4. Wzór umowy – załącznik nr 4 do zapytania